Интервью со свадебными специалистами: Организатор Ольга Гордиенко.

Сегодня интервью со свадебным организатором Ольгой Гордиенко Gordienko.event.

С Ольгой работали вместе на свадьбе Олеси и Петра.

 

Почитайте - Ольга интересно рассказывает о том, что делать, если декоратор опаздывает на свадьбу и приезжает только за 30 минут до начала банкета  ?

 

А так же о том, когда нужен только координатор, а когда организатор и о том, сколько стоит услуга свадебного организатора, и подробно - об этапах подготовки к свадьбе. 

ИНТЕРВЬЮ СО СВАДЕБНЫМИ СПЕЦИАЛИСТАМИ:  ОРГАНИЗАТОР ОЛЬГА ГОРДИЕНКО.

фото из личного архива О.Гордиенко

 

Привет)

Расскажи, как стала свадебным организатором?

Давно уже организовываешь свадебные мероприятия?

 

Имея успешный опыт организации, воплощения и координации B2B мероприятий, в свадебную индустрию пришла неожиданно, но с удовольствием - после организации собственной свадьбы… И настолько погрузилась в свадебный мир в процессе подготовки, что после свадьбы не захотела его покидать….)) И вот уже более 6-ти лет я занимаюсь организацией свадеб.

 

 

 

Что для тебя важнее - количество проведенных свадеб в год или качество каждой отдельной свадьбы, более высокий уровень проведения каждой следующей свадьбы?

 

Наиболее важным считаю умение сохранять свежий, «не замыленный» взгляд на тренды свадебного пространства, на восприятие и выдвижение идей, быть внимательной и проникновенной к желаниям и идеям влюбленных пар по реализации задуманного праздника. А самое главное, на мой взгляд, это высокая степень ответственности за каждый праздник! Ведь занимаясь таким важным делом, мы не имеем права делать опыт на событии, которое у людей один долгожданный раз в жизни. Мы обязаны лишь коллекционировать счастливые улыбки неповторимых любящих сердец и складывать их в копилку…)) А уж сколько лет этому сундучку и насколько он заполнен, в каждом конкретном случае не имеет никакого значения…

 

 

 

Команда специалистов на каждую свадьбу одна и та же? Или производится подбор для каждой пары? Каковы критерии отбора?

 

Для каждой пары производится персональный отбор подрядчиков, исходя из непосредственных пожеланий и требований к кандидатам, которые есть у заказчика, а так же от имеющегося бюджета. Конечно, в первую очередь мы стараемся предлагать тех профессионалов, с которыми доводилось работать уже не раз, и ты на 100% уверен в качестве и ответственности. Но если из предложенных кандидатов никто не понравился заказчикам или же уже заняты на выбранную дату, мы всегда предложим более чем достаточное количество подрядчиков на выбор среди тех, кого рекомендуют коллеги и кто имеет большое количество положительных отзывов. Так же не менее важен личный контакт и знакомство пары с наиболее важными подрядчиками, такими, как ведущий, фотограф, видеограф. И об этой значимости я всегда рассказываю парам.

 

 

 

 

Когда нужен организатор, а когда достаточно только координатора? Какие вопросы решает организатор свадьбы?

 

К услугам координатора обычно обращаются ребята, которые уже самостоятельно подготовили свадьбу, и им нужен человек, который возьмет на себя ответственность управлять и координировать всеми подготовленными моментами, подрядчиками и договоренностями непосредственно в день торжества, чтобы у брачующихся в столь важный день не было волнения и нервотрепки, кучи входящих звонков с миллионом вопросов, а тем более переживаний, если вдруг будут какие-то нестыковки или форс-мажорные обстоятельства. Координатор заранее просит написать подробное ТЗ всего задуманного, всех договоренностей и помогает составить тайминг для более четкого воплощения плана.

Но как показывает практика, чаще всего, самостоятельно подготовленные мероприятия готовят много «сюрпризов», которые координатор не всегда способен «разрулить», потому что самостоятельно выбранные подрядчики могут недобросовестно отнестись к выполнению своих задач, и вот здесь координатор не сможет ну никак повлиять на ситуацию… Но в любом случае, наличие на свадьбе распорядителя на 90% освобождает молодоженов от «головной боли» и нервотрепки в день свадьбы.

 

Организатор же свадьбы контролирует процесс уже на каждом этапе создания будущего праздника, помогает избежать ряда ошибок, подойти к вопросу распределения бюджета более рационально и да, как ни странно, сэкономить, даже уместив свои услуги в общий запланированный бюджет, чтобы он не был дополнительной расходной статьей. Я так работаю.

Организатор составляет общую концепцию свадьбы, распределяет бюджет в зависимости от приоритетов заказчика, максимально стараясь уместить в него все «хотелки», даже самые «невмещаемые», подбирает площадку, предоставляя выбор, пока заказчик не скажет: «вот она та самая»! Организатор подбирает всех необходимых подрядчиков на выбор заказчика, помогает правильно составить договоренности, составляет совместно с Ведущим сценарий, дает разные интересные идеи, пишет тайминг свабного дня, ТЗ для каждого подрядчика, составляет банкетное меню и расчет напитков, ведет все переговоры с банкетной службой, и еще много-много всяких важных мелочей…. и конечно координация самого дня торжества! И это гораздо более профессионально и четко, когда праздник был подготовлен с нуля и ты знаешь каждую мелочь и деталь.

 

 

 

Из чего складывается стоимость услуг свадебного организатора?

 

Стоимость услуг организатора на свадебном «рынке» в среднем составляет 10% от общего чека свадьбы.

 

У меня свой принцип: стоимость моих услуг зависит от непосредственных задач, которые стоят перед организатором. Считаю это более справедливым, т.к. стоимость не меняется из-за увеличения или уменьшения суммы банкета, а остается фиксированной уже на первоначальном составлении калькуляции еще до подбора площадки и составления меню, но всегда при этом остается в рамках 5-10%.

 

 

 

Расскажи о самом сложном случае в своей работе, и как удалось его решить?

 

Самый сложный случай в моем опыте был на одной из свадеб, где я была координатором. Усадьба, шатер, льет дождь…. Молодожены и гости уже вернулись с венчания, «фуршетят» под небольшим навесом, с которого усиленно капает вода, и всем там явно тесно… Время примерно 16.30, банкет через 30 минут должен начаться, гостям на улице мокро и холодно (хотя это июнь), а декоратор-флорист еще не приехал…. Ну вот не приехал…. Как выяснилось потом, она взяла накануне вечером еще один заказ и надеялась

везде успеть…. И может быть и успела бы, но попала в 3-х часовую пробку… И вот за 30 минут до банкета она начинает украшать стол молодожен… Конечно до вида всего оговоренного заранее столу не суждено было преобразиться, успеть бы хоть что-нибудь… А гостей мы не пускаем в шатер, чтобы ни они, ни невеста не узнали об этом ужасном форс-мажоре простой человеческой безответственности… В 17.00 гости заходят в шатер… а за его пределами в ускоренном темпе собираются цветочные композиции на столы гостей, которые должны были быть на канделябрах. И вот совместно с ведущим мы принимаем решение приурочить вынос этих композиций с зажженными свечами на столы гостей официантами одновременно под тост бабушки невесты…. Было феерично и весьма торжественно. Мы смогли «замять» и выкрутиться из сложившейся ситуации, невеста успокоилась. Следующим этапом был торт. Кондитер привезла его задолго до приезда декоратора, а декоратор должна была выделить цветы для украшения торта…. Цветов у декоратора после составления композиций-то и не осталось…. И вот я, чувствуя себя вором, но во имя спасения иду «дербанить» букеты гостей… И украшаю торт. Он получился великолепен… Это не я сказала.

 

Вот она степень ответственности каждого человека на своем месте. Не хвалю себя, но знаю, что провал был-бы полный, и с оформлением… потому что нужно было еще привести «в чувства» декоратора, чтобы у нее прекратилась истерика и она начала что-то делать…. И с тортом…. И еще много с чем. Координатор- это тот обязятельный пункт после Ведущего, который должен стоять обязательно в каждой свадебной смете. А лучше обратиться заранее за услугой «организация свадьбы под ключ». Поверьте, если Вы горите желанием делать всё самой или принимать активное участие, организатор не отнимет у Вас этого права, а лишь поможет сделать это без ошибок и максимально эффективно с минимумом нерво-затратности.

 

 

 

 

Расскажи подробнее об организации на примере свадьбы Олеси и Петра. Какие были этапы подготовки? Сколько человек гостей, а сколько всего подрядчиков работало?

 

Количество гостей: 45 человек.

Бюджет: 650 000 руб.

Команда - всего 10 человек:

Организатор - 1

Ведущий – 2 человека

Фотограф – 1+ассистент  и т.д.

 

Срок подготовки – 5 месяцев.

 

Этапы подготовки:

1) Выбор организатора

2) Определение бюджета и составление сметы для грамотного распределения выделенных средств с расстановкой приоритетов

3) Выбор площадки, даты свадьбы, определение основной затратной части – банкета, предварительный расчет меню и напитков

4) Подбор основных подрядчиков, в первую очередь ведущего, потом фото и видео

5) Выбор декоратора и составление концепции оформления свадьбы

6) Заказ пригласительных (уже знаем дату, место и цветовую гамму оформления)

7) Составление сценария, подбор шоу-программы, музыкального и светового сопровождения свадьбы

8) Подбор трансфера

9) Репетиция прически и макияжа, в этот же период обычно разучивается свадебный танец, если он постановочный

10) Составление тайминга и подробного плана действий для всех подрядчиков и жениха с невестой.

 

 

Спасибо, Ольга!)

До встречи!


Яндекс.Метрика